Rolling Reserves, stagnierendes Wachstum: Wie wir den Fall gegen Shopify aufgebaut haben

Malahobrand wandte sich Ende 2024 mit einem erheblichen operativen Engpass an unser Team.
Nach einem vielversprechenden Launch im Juli 2024 und über 597.000 $ Umsatz innerhalb von vier Monaten geriet das Unternehmen in eine massive Liquiditätskrise, als Shopify Payments eine 15%ige Rolling Reserve auf alle Auszahlungen für 90 Tage verhängte.

​

Diese Reserve blockierte den entscheidenden Cashflow und erschwerte es, Werbekampagnen aufrechtzuerhalten, Bestellungen zu erfüllen und in Wachstumsinitiativen zu investieren.
Der Händler hatte das Thema noch nicht bei Shopify eskaliert und suchte strategische Unterstützung sowohl für die Reduzierung der Rücklage als auch für die Diversifizierung seiner Payment-Infrastruktur.

​

Erste Risikoindikatoren

​

• Shopify hielt £57.609,85 zurück und schränkte damit den Zugang zu betriebsnotwendigen Mitteln ein.

• Der Händler nutzte keine alternativen Zahlungsanbieter außer Shopify und PayPal.

• Es lag keine formelle Dokumentation für Shopify vor, die Maßnahmen zur Dispute-Minimierung, die Zuverlässigkeit der Lieferkette oder interne Risikoprotokolle belegte.

Unser Ansatz

Wir führten eine 30-tägige, mehrstufige Intervention durch – mit Fokus auf finanzielle Entlastung, Stärkung der Infrastruktur und nachhaltiger Risikominimierung.

​

Wesentliche Maßnahmen:

​

1. Risikoanalyse & Advocacy-Report

Wir erstellten und übermittelten Shopify eine detaillierte Risikoanalyse, die folgende Punkte umfasste:

• Leistungskennzahlen: 0,05 % Chargeback-Rate, 1,67 % Refund-Rate und 0,00 % PayPal-Dispute-Rate

• Fulfillment-Audit und Dispute-Management-System (Disputifier im Einsatz)

• Validierung der Geschäftsprozesse sowie kundenorientierte Rückerstattungspolitiken

• Analyse der Chargeback-Timelines, die zeigen, dass die meisten Disputes innerhalb von 27 Tagen nach Bestellung auftreten

​

2. Direkte Interessenvertretung bei Shopify Payments

Wir verhandelten direkt mit den Shopify Risk- und Trust & Safety-Teams, um:

• die Freigabe von £37.795,69 aus den zurückgehaltenen Geldern zu sichern

• die zukünftigen Rücklagen wie folgt anzupassen: £25.000 fix + 10 % Rolling Reserve für 90 Tage

• eine erneute Bewertung der Rücklagen zu veranlassen, sobald bis zum 27. Februar 2025 eine Chargeback-Rate unter 1 % erreicht wird

​

3. Diversifizierung der Zahlungsanbieter

Wir berieten den Händler zu alternativen Zahlungsdienstleistern, die für hochvolumige DTC-Marken geeignet sind, und implementierten zusätzliche Provider.
So wurde die Abhängigkeit von Shopify reduziert und flexiblere Auszahlungsintervalle ermöglicht.

​

4. Stärkung der operativen Resilienz

• Validierung der Lieferantenverträge und SLA-Dokumentation

• Verbesserung der Sendungsverfolgung und Liefertransparenz (Integration von 17track)

• Unterstützung bei kundenorientierten Maßnahmen: US-Retourenhub und beschleunigte Rückerstattungsprozesse

Ergebnis